정말 효과적인 프로젝트 상태 보고서를 만드는 방법 | 작성자 : Francesco Marcatto | Mindiply : 직장에서의 현명한 사고 | 2020 년 11 월

당신은 프로젝트에 몰두하고, 문제를 해결하고, 기한에 맞서 싸우며, 프로젝트 관리자의 삶에서 다른 많은 사람들과 같은 날입니다. 모든 것이 좋지만 고객이 보낸 새 이메일에 “긴급!”이라고 표시됩니다.

“무슨 일이야?!?” 식은 땀이 등 아래로 흘러가는 것처럼 생각합니다. “Concerned”및“Finding another PM”과 같은 단어가 이메일에 포함됩니다. 그런데 왜? 당신은 그것을 죽이고 있습니다! 클라이언트는 행복해야합니다!

그런 다음 엄청난 양의 벽돌처럼 당신을 때립니다. “상태 보고서를 보내는 것을 잊었습니다!”

이제 모든 것이 의미가 있습니다. 물론 고객은 미쳐 가고 있었고 돈이 어떻게되는지 알지 못했습니다. 사람들이 많은 양의 플레이를 할 때, 그들은 모든 것이 잘 진행될 수 있도록주기적인 업데이트를 좋아합니다 (그리고 요구합니다!).

많은 새로운 프로젝트 관리자가이 부분에서 느슨해 질 수 있습니다. 이미 관리하고있는 요소가 너무 많아서 상태 보고서가 시간이 많이 걸리는 활동처럼 느껴질 수 있습니다. 그러나 상태 보고서는 고객을 진정시키고 업무를 더 잘 수행 할 수 있도록하기 위해 존재합니다.

따라서 훌륭한 상태 보고서를 작성하는 방법을 아는 것은 훌륭한 프로젝트 관리자가되기위한 또 다른 중요한 구성 요소입니다. 이 기사에서는 고객을 만족시킬 훌륭한 상태 보고서를 작성하는 방법에 대해 자세히 알아볼 것입니다.

고객이나 상사를 편안하게하는 것 외에도 상태 보고서의 공식적인 목적은 프로젝트의 일종의 “건강 보고서”역할을합니다. 예를 들어 목표 중 일부가 충족되지 않으면 위험 신호가 발생하여 프로젝트의 이상적인 흐름을 변경해야합니다.

따라서 상태 보고서에 무엇을 입력해야하는지 이해하는 것이 중요합니다. 작업중인 프로젝트 유형에 따라 달라질 수 있지만 대부분의 프로젝트에 적용 할 수있는 일반화 된 버전을 포함했습니다.

모든 상태 보고서에 대해 항상 가장 관련성이 높은 정보를 먼저 포함하는 것이 좋습니다. 여기에는 프로젝트 이름, 날짜가있는 보고서 번호 (프로젝트 X-2020 년 7 월 8 일), 보고서 대상, 프로젝트 관리자 이름과 같은 여러 가지가 포함될 수 있습니다.

이 초기 페이지는 모든 사람이 참여하고 누가 무엇을 담당하는지 알기위한 것입니다.

모든 상태 보고서 (특히 주간 보고서)에서 사용되는 것은 아니지만 “우리가이 작업을 수행하는 이유”를 읽는 모든 사람에게 요약하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 본질적으로 프로젝트의 범위를 설명하는 한두 문장의 철자를 갖게됩니다. 이것은 그룹의 목적을 설정하고 정말로 중요한 것에 모든 노력을 집중하는 데 도움이됩니다.

여기서는 일반적으로 비주얼을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 읽기 쉬운 문구가있는 큰 차트로 사물을 원근감있는 작업에 적용합니다. 실제로 이러한 그래프는보고에서 좀 더 자세한 경향이있는 핵심 성과 지표 (다음 섹션 참조) 앞에 배치 할 수 있습니다.

이 섹션에서는 “완료된 프로젝트의 양”메트릭을 삽입 할 수도 있습니다. 이는 매주 백분율이 움직이는 것을 보는 독자에게 동기 부여 요소로 작용할 수 있습니다.

여기에서 핵심 성과 지표가 어떻게 작동하는지 보여주고 싶을 것입니다. 이 섹션은 이전 섹션보다 조금 더 자세합니다. 결과에 대한 간략한 요약을 작성하는 것도 유용합니다. 책을 쓸 필요는 없습니다. 독자가 읽고있는 내용을 알 수 있도록 가장 중요한 데이터를 지적하기 만하면됩니다.

보류중인 작업은 무엇이며 우선 순위는 무엇입니까? 당신이 완성한 것은 어떻습니까? 이러한 요소는 독자에게 프로젝트가 진행되고 있음을 보여줍니다. 그들은 또한 일반적으로 조직 내의 다른 사람들에게 정보를 전달하기 위해 이들 중 몇 가지를 기억합니다.

예, 프로젝트가 진행 중입니다. X, Y, Z를 수행했지만 여전히 Q, R, S가 누락되었습니다. “. 이 섹션이 얼마나 중요한지 알 수 있습니다.

따라서 보류중인 항목, 완료 한 항목 및이 시간 프레임에 완료해야하는 항목의 목록을 작성하는 것은 모두 고객에게 중요한 데이터 포인트를 제공합니다.

마지막으로 간결한 방식으로 데이터를 전달한 후 모든 관련 연락처 정보를 포함 할 수 있습니다. 이것은 그들이 당신을 찾는 방법을 이미 아주 잘 알고있을 수도 있음에도 불구하고 당신이 의사 소통을 위해 열려 있다는 표시로 의미합니다.

좋습니다.이 보고서는 어떻게 작성합니까? 프로젝트 관리를위한 온라인 도구가 많이 있으며이를 사용하여 분석, 성능 메트릭 등을 포함한 효과적인 보고서를 작성할 수 있습니다. 처분 할 수있는 디지털 도구가 있다면 왜 사용하지 않습니까?

즐겨 사용하는 프로젝트 관리 소프트웨어에 일종의보고 시스템이 통합되어 있지 않은 경우에도 대시 보드에서 스크린 샷을 사용하고 관련 데이터 포인트로 자신 만의 스크린 샷을 만들 수 있습니다. 너무 복잡하게 들립니까? 우리는 귀하의 고통을 알고 있습니다. 이것이 바로 강력하고 쉬운 자동 보고서 생성 기능을 갖춘 온라인 프로젝트 관리 도구 인 Mindiply Timeline을 개발 한 이유입니다. 포함 할 메트릭을 선택하기 만하면 효과적인 보고서가 완료됩니다. 그러면 프로젝트를 원활하게 실행하기 위해 모든 노력을 다시 수행 할 수 있습니다. 그러나 먼저 고객에게 상태 보고서를 보내는 것을 잊지 마십시오!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *